U wenst facturen goed te keuren vooraleer ze in het platform terecht komen? Dit kan op verschillende manieren in PIAzza gebeuren:
- Enerzijds kan u facturen via mail laten goedkeuren door een of meerdere van de gebruikers in het platform
- Anderzijds kan u facturen in het platform zelf laten goedkeuren vooraleer ze in de Snelle Invoer terecht komen
Facturen via mail laten goedkeuren
U wenst uw verantwoordelijke op de hoogte te brengen van een factuur waaraan u twijfelt? Geen probleem, breng uw verantwoordelijke van deze factuur op de hoogte. Uw verantwoordelijke kan de factuur goed- of afkeuren.
Om deze goedkeuringsflow te activeren, gaat u als volgt te werk:
- Navigeer naar "Instellingen > Algemeen > Toon geavanceerd > Beta > Goedkeuren kosten" en vink dit aan
- Vergeet niet op te slaan onderaan
Een nieuw veld "goedkeuring door" zal verschijnen in de Snelle Invoer. Verschillende emailadressen kunnen hier verschijnen, afhankelijk van het aantal gebruikers met goedkeuringsrechten voor uw dossier.
- Vink alle emailadressen aan die goedkeuring moeten geven en klik op Opslaan.
- Alle geselecteerde gebruikers ontvangen een mailtje met daarin de factuur en de optie om goed- of af te keuren.
Wordt de factuur goedgekeurd, dan zal die bij de uitgaven verschijnen met groen vinkje.
Wordt de factuur afgekeurd, dan zal die ook bij de uitgaven verschijnen maar met een rood kruisje.
BELANGRIJK: U kan afgekeurde facturen nog steeds verwerken zoals andere facturen (betalen enzovoort). Ze krijgen enkel een status afgekeurd in het platform.
Facturen in het platform goedkeuren
Wilt u graag controleren welke facturen mogen verwerkt worden en welke niet? Dan kan u een extra stap toevoegen vooraleer ze in de snelle invoer komen. U (of een collega) kan ze daar goedkeuren ter verwerking in de snelle invoer en bijgevolg in het aan- en verkoopboek achteraf.
U kan deze optie gebruiken door te navigeren naar "Snelle invoer > Goedkeuren" en hier rechtstreeks uw facturen in op te laden van uw computer.
Wenst u alle facturen eerst te controleren die via mail naar PIAzza te sturen? Klik dan op "Activeer emailadres". Alle facturen die via dit mailadres in PIAzza terecht komen zullen nu goedgekeurd moeten worden vooraleer ze in de Snelle Invoer terecht komen.
U kan deze activatie terug ongedaan maken door onder "Verwerken" het emailadres te activeren op dezelfde manier.
Keur de facturen goed om ze te kunnen verwerken in de snelle invoer.
